社会人なら一度はやってしまうミス、「書類のデータ上書き」。
これによってどれほどの過去データが消えたことか。
それをなくす方法はいたって簡単！出オチで解決しています。
文書を作成するときにまずすることは
①とにもかくにもまずコピー！
新しい通信を書こうとして前号を開き、「あとから名前をつけて保存すればいいか」と思っていたら
そのままCtrl+Sを押してしまい、「あーーー」と後悔しか生まない経験は何度でもしました。
（ショートカットキーでCtrl+Sは上書き保存、新規書類のみ名前をつけて保存になる）
そうやって闇に消えていった通信はそこそこある気がします。
へたにショートカットを使うのが癖になっているので
（フリーズして変更部分がリセットされるのも嫌なので、自然にCtrl+Sを押してしまう）
「あとからやろう」は基本的に失敗しか生まないことを学びました。
よくよく考えて、先にコピーを作ってしまえば上書きの危険もないのでは？
と気付いてからは、文書消失はなくなりました。
通信に限らず、行事やその他の書類を作るときも同様です。
昨年のデータを開いて、そのままの勢いで作り始めて以前のデータを上書きで消す…
なんてこともやりかねません。
とりあえず自分は、通信なら同じフォルダ内に即コピーします。
その他の書類ならとりあえずデスクトップにコピーをして、そこから改めて作り始めます。
（Ctrl+C、Ctrl+Vあたりを使いましょう）
②さっさとリネーム（ファイルの名前を変える）する
その次にやるべきはリネーム（名前の変更）です。
キーボードで済ませたい人は、そのままＦ２を押せばすぐに名前の変更ができます。
連続で名前を変更する場合は、Tabキーで次のファイルに名前変更が移動したりします。
小技は置いておいて、名前をすぐに変更する理由は、
変更したファイルが他の年度やデータに混ざるのを防ぐためです。
そのまま作業をしていると、ファイルの名前が「〇〇 – コピー」「〇〇 – コピー(2)」と続いていき、
どれがどんな内容だかさっぱりわからなくなるからです。
作業をしている数時間～数日ならいいですが、数週間～１年たったらもう無理です。思い出せません。
料理の「片づけながら作る」と同じで、「次に作業をするとき」のことを考えて名前変更しましょう。
③フォルダに仕分けて次に備える
職員室の中に、デスクトップがファイルだらけで何が何だかわからない先生はいませんか？
自分はあの状態が性格上無理なので、すぐに分類をしてしまいます。
というより、作業効率を考えたらデスクトップが乱雑な状態は、仕事ができない感が丸出しです。
通信のように、同じカテゴリの書類を同じフォルダ内で作業をしているならまだ大丈夫ですが、
違う年度、違う行事、違うカテゴリのデータを混ぜてしまうと後々面倒になります。
次に同じデータを探すところから始まるわけで、仕事術より整頓術から始めたほうがよいでしょう。
順番は好みによりますが、フォルダを作って仕分けましょう。
年度ー行事（体育大会など）ー（放送・賞状・競技などのカテゴリ）
または
行事ー年度ー（放送・賞状・競技などのカテゴリ） のどちらかでいいでしょう。
まとめ 過去に作った文書は財産だ
長く教員を続けていると、過去の文書が本当に役に立ちます。
昔の文書を見ると自分の未熟さを痛感しますが、そのころよりは改善しているからこそです。
そして何より、過去データがあるからこそ仕事が加速します。
まさに自分の財産といって過言ではないでしょう。
今の仕事を丁寧にやっておくことで、必ず未来の自分を助けてくれるはずです。
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